Kto może jeździć samochodem służbowym? Komu mogę przekazać kluczyki?

Samochód służbowy to auto, które firma przekazuje swojemu pracownikowi do odbywania podróży firmowych, takich jak spotkania z klientami czy świadczenie usług. Niekiedy auto firmowe udostępnia się też do celów prywatnych.

Przedsiębiorstwo nie zawsze jest właścicielem samochodów służbowych. Równie często może korzystać z floty leasingowej lub z wynajmu długoterminowego. To sposób na obniżenie kosztów prowadzonej działalności i rozłożenie ich w czasie.

W zależności od strategii firmy samochody służbowe mogą być dostępne albo dla wybranych pracowników (np. managerów wysokiego szczebla), albo dla wszystkich pracowników wedle potrzeb (tzw. model corporate car sharing).

Jeżeli pracownik otrzymuje do dyspozycji samochód służbowy, ten fakt powinien być odnotowany w umowie, a także - na bieżąco - w firmowej ewidencji pojazdów.

Ma to duże znaczenie w przypadku popełnienia wykroczenia drogowego. W sytuacji, kiedy wykroczenie zostało udokumentowane przez fotoradar i widać jedynie numer rejestracyjny samochodu służbowego, ale nie da się zidentyfikować kierowcy, łatwo będzie ustalić sprawcę.

Zgodnie z kodeksem wykroczeń, odpowiedzialności za wykroczenie podlega osoba, która popełnia czyn społecznie szkodliwy. Dlatego pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów nieprzepisowej jazdy pracownika bez względu na podstawę jego zatrudnienia. Nawet jeżeli mandat zostanie przysłany na adres firmy - wystarczy, że przedsiębiorca wskaże osobę, która dopuściła się danego wykroczenia.

Oczywiście inaczej należy rozpatrywać przypadki, kiedy np. pracodawca dopuścił do prowadzenia samochodu służbowego osobę bez uprawnień lub znajdującą się w stanie po użyciu alkoholu. W takiej sytuacji pojawią się dwa mandaty - dla kierowcy i pracodawcy, ale każdy z nich będzie odpowiadał za inne wykroczenie.

Po udostępnieniu pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych firma de facto traci kontrolę nad tym, kto będzie siedział za kierownicą. Warto jednak pamiętać, że pracodawca nadal ponosi odpowiedzialność za szkody komunikacyjne wyrządzone na zasadzie ryzyka.

To do poszkodowanego należy wybór podmiotu, od którego będzie dochodził naprawienia ewentualnej szkody, i pomimo obowiązkowego OC może on skierować żądanie również do pracodawcy.

Jeżeli samochód służbowy jest przedmiotem leasingu, już samo oddanie go do używania osobie trzeciej bez zgody finansującego stanowi naruszenie zawartej umowy i uzasadnia jej wypowiedzenie.

Dlatego w firmach coraz częściej wprowadzane są polityki flotowe, regulujące zasady korzystania z samochodów służbowych tak, aby zminimalizować ryzyko ponoszenia odpowiedzialności przez zakład pracy.

Jednym z rozwiązań może być np. montaż systemu GPS, który monitoruje liczbę przejechanych kilometrów, i jednoczesne wprowadzenie odpowiedniego limitu dystansu w umowie.

Przepisy podatkowe traktują udostępnienie samochodu służbowego do celów prywatnych jako przychód po stronie pracownika, który powinien być odpowiednio opodatkowany.

W art. 12 ust. 2a ustawy o PIT ustawodawca wyodrębnia dwie wartości, w zależności od rodzaju udostępnionego samochodu:

Jeżeli jednak pracownik nie wykorzystuje samochodu służbowego do celów prywatnych codzienne, wartość świadczenia wynosi 1/30 stawki za każdy dzień korzystania.

W sytuacji, kiedy pracownik przejmuje na siebie część kosztów związanych z użytkowaniem auta służbowego (np. tankowanie paliwa, okresowe przeglądy techniczne), wartość świadczenia ulega pomniejszeniu o wkład pracownika stosownie do art. 12 ust. 2c ustawy o PIT.