Czy można używać samochodu służbowego do celów prywatnych? Zasady rozliczenia
Głośnym echem odbiło się zachowanie byłego już wiceministra sprawiedliwości, Bartłomieja Ciążyńskiego, który podał się do dymisji po tym, jak na jaw wyszło, że skorzystał z auta służbowego i karty paliwowej podczas swojego urlopu. Czy to oznacza, że samochodu służbowego nie można używać prywatnie? Wszystko zależy od pracodawcy i umowy między nim a pracownikiem.
Samochód służbowy w obecnych czasach to często dodatkowa zachęta dla pracowników, którzy niekoniecznie codziennie podróżują w ramach swoich obowiązków, ale otrzymują go jako benefit. Zyskuje na tym i pracownik, który może jeździć często stosunkowo nowym autem i pracodawca, który ma szansę zatrzymać pracownika na dłużej. Do tego samochód służbowy może okazać się tańszym rozwiązaniem dla firmy niż częste szkolenia nowych pracowników albo regularne podwyżki płacy.
Zasady co do używania samochodów służbowych oraz fakt, że pracownik go otrzymał, powinny znaleźć się w podpisanej między nim a pracodawcą umowie. W przypadku leasingu, czyli najczęstszej formy użytkowania aut w firmach, koniecznie trzeba zwrócić uwagę na zapisy w umowie leasingowej, a konkretnie to, czy dopuszczają korzystanie z auta przez osoby trzecie. Pracodawca i pracownik powinni też określić, czy auto używane może być wyłącznie do celów służbowych czy też prywatnych. Od tego zależy bowiem sposób rozliczania kosztów.
Jeśli pracodawca określi w umowie, że pracownik może korzystać z auta służbowego prywatnie, to nic nie stoi na przeszkodzie, by to robić. Wtedy fakt, że pracownik może jeździć autem służbowym prywatnie uznawany jest za jego przychód. Sposób jego rozliczenia jest dość prosty, bowiem ustala się go ryczałtowo. Stawka wynosi:
- 250 zł miesięcznie - dla samochodów o mocy silnika do 60 kW (81,6 KM), samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem;
- 400 zł miesięcznie - dla samochodów o mocy silnika powyżej 60 kW.
Jeśli pracownik korzystał z auta służbowego nie przez cały miesiąc, tylko wybrany okres, ryczałt wynosi 1/30 za każdy dzień użytkowania. Dla przykładu: pan Jan jeździł autem służbowym w celach prywatnych przez 14 dni, wtedy jego przychód wyniesie 400:30x14, czyli 186 zł. Od wartości przychodu pracodawca musi naliczyć składkę ubezpieczeniową ZUS z podziałem na część finansowaną przez pracownika i część przez pracodawcę.
To, czy samochód służbowy będzie używany w celach prywatnych czy nie jest też kluczowe dla pracodawcy. W pierwszym przypadku może on bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 75% poniesionych kosztów i odliczyć 50% VAT. W sytuacji, gdy auto służbowe nie jeździ prywatnie, ma prawo do wliczenia 100% kosztów jako koszt uzyskania przychodu i rozliczenia 100% podatku VAT. W tym wypadku trzeba jednak prowadzić tzw. “kilometrówkę", czyli rejestr przejechanych kilometrów.
Do wyżej wymienionych kwot ryczałtu wlicza się takie koszty jak paliwo, serwis, ubezpieczenie czy bieżące naprawy, które powinny być kosztem po stronie pracodawcy. Nie oznacza to, że pracownik nie może sam ponieść niektórych kosztów - odlicza się je potem od kwoty ryczałtu i pomniejsza w ten sposób dochód pracownika. Co ciekawe, dojazd do pracy samochodem służbowym jest traktowany jako czynność prywatna.
Wszystko zależy od zapisów w umowie między pracownikiem a pracodawcą. Użytkowanie samochodu służbowego przez męża/żonę czy ogólnie osoby trzecie powinno być jasno określone w warunkach użyczenia. To ważne między innymi ze względu na kwestię ewentualnego odszkodowania w razie kolizji. Oczywiście, koszty mandatów czy płatnych dróg nie leżą po stronie pracodawcy, tylko pracownika. Gdy do firmy przysłane zostanie zdjęcie z fotoradaru pracodawca z pewnością nie weźmie kosztów na siebie, tylko wskaże pracownika, który porusza się danym autem służbowym.
