Kilometrówka 2025. Ile dostaniesz za służbową podróż autem?

Kilometrówka to ewidencja przebiegu pojazdu. Prowadzona jest przez pracodawcę w sytuacjach, kiedy pracownik w ramach obowiązków służbowych musi dojechać w dane miejsce i do tego celu wykorzystuje prywatny samochód. Wysokość kilometrówki w 2025 roku, podobnie jak w ubiegłych latach, uzależniona jest od liczby przejechanych kilometrów, a także pojemności silnika. Ostatnia podwyżka kilometrówki miała miejsce w 2023 roku.

Zwrot kilometrówki następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Zwrot wydatków następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Ile wynosi kilometrówka w 2025 roku? Stawki za kilometrówkę nie zmienią się w 2025 roku i będą wynosić:

• 0,89 zł — samochody o pojemności skokowej silnika do 900 cm³;
• 1,15 zł — samochody o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³;
• 0,69 zł — motocykle;
• 0,42 zł — w przypadku motorowerów.

Wysokość kilometrówki w sferze budżetowej określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej. W pozostałych zakładach pracy określa je wewnętrzne prawo zakładowe. Wysokość kilometrówki może zatem określać regulamin wynagrodzeń. Jeżeli wewnętrzne prawo zakładowe nie ustanawia takich stawek, należy stosować stawki określone w rozporządzeniu.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona przez osobę, która w ramach obowiązków służbowych użytkuje prywatny samochód. Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca powinien podpisać taki dokument. Aby móc skorzystać z kilometrówki w rozliczeniach podatkowych, konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji. Ta powinna zawierać datę i cel podróży, trasę, liczbę przejechanych kilometrów oraz rodzaj pojazdu z określeniem pojemności silnika. Te informacje są najważniejsze do prawidłowego obliczenia kilometrówki i jej uwzględnienia w księgach podatkowych.

Jak obliczyć kilometrówkę? Wszystko zależy od przejechanych kilometrów, dlatego załóżmy, że w danym miesiącu pracownik przejechał na przykład 100 kilometrów. Wystarczy pomnożyć liczbę przejechany kilometrów przez powyższe stawki. Jeżeli służbowe podróże odbywamy na przykład samochodem o pojemności 1,4 cm³, to przy przejechanych 100 kilometrach wyniesie ona 115 zł (100 km x 1,15 zł).

Dobra informacja jest taka, że świadczenia z tytułu podróży służbowych są wolne od podatku i składek ZUS. Oprócz tego warto pamiętać, że wolne od składek są także świadczenia związane z jazdami lokalnymi do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Istnieją limity przebiegu kilometrów za przejazdy lokalne, oparte o liczbę mieszkańców gminy albo miasta, w których pracownik jest zatrudniony. Wynoszą one:

• 300 km — dla gmin/miast do 100 tys. mieszkańców;
• 500 km — dla gmin/miast liczących od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
• 700 km — dla gmin/miast liczących powyżej 500 tys. mieszkańców.

Kwotę ryczałtu należy pomnożyć przez limit danego miejsca zatrudnienia. Następnie tak wyliczony ryczałt trzeba pomniejszyć o 1/22 (jedną dwudziestą drugą) za każdy roboczy dzień nieobecności w pracy (urlop, choroba itp.) oraz każdy dzień, w którym auto nie było wykorzystywane do celów służbowych.

Na koniec warto wiedzieć, czym różni się ryczałt od kilometrówki. Przede wszystkim ryczałt na samochód jest wypłacany comiesięcznie, kiedy z góry da się określić, ile pracownik będzie pokonywał kilometrów w podróżach służbowych z wykorzystaniem prywatnego samochodu. Z kolei kilometrówka to forma rozliczenia wyjazdu po każdorazowej realizacji.