Bezpieczeństwo kart paliwowych - jak uniknąć nadużyć w firmie?
Zarządzanie flotą pojazdów służbowych to wyzwanie, które dotyczy tysięcy polskich przedsiębiorstw. Karty paliwowe znacznie ułatwiają proces zarządzania flotą pojazdów, zapewniając wygodę rozliczeń i kontrolę wydatków. Niestety, bez odpowiednich zabezpieczeń mogą stać się źródłem poważnych strat finansowych. Jak tego uniknąć?
Dlaczego karty paliwowe są narażone na nadużycia?
Problem nadużyć nie jest powszechny, ale czasami rzeczywiście ma miejsce. Wynika z kilku czynników. Przede wszystkim karty paliwowe często funkcjonują w systemie, gdzie bezpośrednia kontrola jest ograniczona. Kierowcy tankują samodzielnie, często poza godzinami pracy czy w odległych lokalizacjach. Dodatkowo brak odpowiednich procedur i narzędzi monitorujących sprawia, że nieuczciwe praktyki mogą pozostać niewykryte przez miesiące.
Najczęstsze formy nadużyć obejmują tankowanie prywatnych pojazdów, zakup niedozwolonych produktów na stacjach benzynowych, przekazywanie kart osobom nieupoważnionym oraz współpracę z pracownikami stacji paliw przy wystawianiu fałszywych paragonów.
Ponadto w skrajnych przypadkach dochodzi do kradzieży paliwa poprzez jego przepompowywanie czy sprzedaż na czarnym rynku.
Technologia w służbie bezpieczeństwa
Współczesne systemy zarządzania kartami paliwowymi oferują zaawansowane narzędzia zabezpieczające. Integracja z systemami GPS pozwala na bieżąco weryfikować lokalizację pojazdu w momencie tankowania. Jeśli karta jest używana na stacji oddalonej o kilkadziesiąt kilometrów od miejsca, gdzie według GPS znajduje się przypisany do niej pojazd, system automatycznie generuje alert.
Równie istotne są limity transakcyjne dostosowane do specyfiki każdego pojazdu. System może uwzględniać pojemność zbiornika, średnie zużycie paliwa oraz typowe trasy. Przekroczenie ustalonych parametrów skutkuje blokadą transakcji lub koniecznością dodatkowej autoryzacji. Nowoczesne rozwiązania pozwalają również ograniczyć dostępne produkty wyłącznie do paliwa i podstawowych płynów eksploatacyjnych.
Sprawdź, czy dana firma zarządzająca systemem karty paliwowej ma takie zabezpieczenia, np. odwiedzając stronę internetową https://e100.eu/pl/karty-paliwowe.
Monitoring i analiza danych
Regularne przeglądanie raportów z systemu kart paliwowych pozwala wykryć nieprawidłowości, zanim przerodzą się w poważne straty. Analiza powinna obejmować porównanie zużycia paliwa z przebiegiem pojazdu, częstotliwość tankowań, lokalizacje transakcji oraz godziny tankowania.
Dzięki analizie można wykryć nietypowe wzorce. Dobrym przykładem jest odkrycie tankowania w weekendy gdy pojazd nie jest używany służbowo lub nagłego wzrosty zużycia paliwa.
Warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za cotygodniowy przegląd transakcji. Osoba ta powinna mieć dostęp do wszystkich niezbędnych danych, w tym ewidencji przebiegów, grafików pracy kierowców oraz planowanych tras. Systematyczna kontrola pozwala nie tylko wykrywać nadużycia, ale także identyfikować możliwości optymalizacji kosztów paliwa.
Współpraca z dostawcą usług
Wybór odpowiedniego dostawcy kart paliwowych ma ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa systemu. Wiarygodni operatorzy zapewniają zaawansowane narzędzia technologiczne, a także wsparcie w postaci szkoleń, audytów bezpieczeństwa czy dedykowanych konsultantów. Niektórzy dostawcy udostępniają również ubezpieczenia chroniące przed stratami wynikającymi z nadużyć.
Artykuł sponsorowany
