Tankujesz na firmę? Na stacji nie zawsze dostaniesz fakturę z KSeF
Od 1 lutego system e-faktur stał się faktem dla największych firm w Polsce. Wielu kierowców tankujących paliwo na firmę spodziewa się dziś jednego scenariusza - faktura trafia do KSeF i tam czeka na rozliczenie. Jak jest naprawdę?
Spis treści:
- Tankowanie na firmę a KSeF - co zmieniło się od 1 lutego?
- Jaką fakturę za paliwo możesz dostać na stacji?
- KSeF na stacjach paliw
- Jak będą działać inne sieci paliwowe?
Tankowanie na firmę a KSeF - co zmieniło się od 1 lutego?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 roku dotyczy wyłącznie największych podmiotów, czyli firm, które w 2024 roku osiągnęły obrót przekraczający 200 mln zł. Do tej grupy należą również największe sieci paliwowe.
Kupujący paliwo na firmę muszą więc liczyć się z tym, że faktura może zostać wystawiona w KSeF. Przepisy nie zniosły jednak innych form dokumentowania sprzedaży. I właśnie z tych rozwiązań stacje paliw korzystają dziś najczęściej.
Jaką fakturę za paliwo możesz dostać na stacji?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami stacje paliw mogą wystawiać kilka rodzajów dokumentów sprzedaży. W praktyce są to:
- faktury wystawiane w KSeF - obowiązkowe dla największych firm paliwowych,
- faktury papierowe lub e-faktury w formacie PDF - nadal stosowane przez mniejsze podmioty, które do KSeF wejdą dopiero od 1 kwietnia 2026 roku,
- wydruki faktur z kas lub drukarek fiskalnych,
- paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł, które pełnią funkcję faktury uproszczonej.
Kluczowa informacja dla kierowców jest jedna: faktury wystawiane z kas fiskalnych nie trafiają do KSeF. Dla systemu są niewidoczne, mimo że pozostają pełnoprawnym dokumentem księgowym.
Zobacz również:
KSeF na stacjach paliw
Każda sieć paliwowa samodzielnie decyduje, jaką praktykę stosuje wobec klientów firmowych. Przykładowo Orlen do co najmniej 1 kwietnia 2026 roku wystawia zarówno faktury w KSeF, jak i wydruki fiskalne faktur z kas.
Jeśli kierowca poprosi przy kasie o fakturę w formie wydruku, dokumentu nie zobaczy później po zalogowaniu do KSeF. Nie jest to błąd systemu ani pomyłka stacji. Taki dokument po prostu nigdy do KSeF nie trafi.
Eksperci podatkowi podkreślają, że faktury z kas fiskalnych nie będą zasilać Krajowego Systemu e-Faktur ani obecnie, ani w kolejnych etapach jego wdrażania, co najmniej do końca 2026 roku.
Jak będą działać inne sieci paliwowe?
Z informacji Polskiej Izby Paliw Płynnych wynika, że do 31 grudnia 2026 roku wiele stacji paliw będzie nadal wystawiać tradycyjne faktury papierowe z kas fiskalnych. Dotyczy to również dużych sieci, takich jak Moya, BP, Shell czy Circle K w zakresie dopuszczonym przez przepisy.
W praktyce oznacza to, że kierowca tankujący na firmę może otrzymać dokument identyczny jak przed 1 lutego, mimo obowiązującego już KSeF.
Najważniejsza zasada jest prosta: brak faktury w KSeF nie oznacza, że faktura nie istnieje. Wydruk z kasy fiskalnej lub paragon z NIP do 450 zł nadal daje prawo do rozliczenia podatku VAT.
