Jak jeżdżą auta służbowe. Kontrolować to?

Coraz więcej firm decyduje się na monitoring swojej floty, co często budzi mieszane uczucia wśród pracowników. Pojawia się pytanie - czy monitoring ma na celu kontrolę pojazdu, czy raczej pracownika?

Na zlecenie operatora systemu Flotis.pl przeprowadzono badanie ankietowe wśród właścicieli flot. Badanie wykazało, że z jednej strony pracodawcom istotnie zależy na możliwości kontroli podwładnych, z drugiej zaś - iż rzetelni i wywiązujący się z obowiązków pracownicy nie mają powodów, aby obawiać się monitoringu. Owszem, są kontrolowani - ale nie oznacza to wcale notorycznej inwigilacji.

Pracodawcy różnie motywują konieczność wprowadzenia monitoringu. Prawie 60 proc. przyznało, że kierowała nimi potrzeba zapewnienia taborowi większego bezpieczeństwa. Jeszcze ważniejszy wydawał się motyw ekonomiczny: 78 proc. uznało, iż monitoring pozwoli zoptymalizować sposób korzystania z pojazdów służbowych - głównie zmniejszyć koszt paliwa. Aż 90 proc. właścicieli flot zgodziło się, że monitoring jest potrzebny, aby kontrolować pracowników.

Co warto podkreślić, tylko co trzeci z respondentów obejmował monitoringiem całą posiadaną flotę pojazdów.

Trudno dziwić się potrzebie kontroli. W ogromnej większości przypadków wprowadzenie monitoringu ujawniło bowiem różnego rodzaju nieprawidłowości. Jak się okazało, niemal w połowie przedsiębiorstw auta były wykorzystywane do celów prywatnych w godzinach pracy bez wiedzy i zgody przełożonego. Ponad połowa pracodawców zauważyła, że pracownicy poruszają się nieoptymalnymi trasami, co często przekładało się na większe zużycie paliwa, a więc generowało zbędne koszty. W co trzeciej firmie pracownicy nie odwiedzali wszystkich wyznaczonych miejsc, równie często dochodziło do zbyt wielu postojów w trasie. W niemal 60 proc. przypadków monitoring wykazał notoryczne przekraczanie wyznaczonego limitu prędkości.

Aż dwie trzecie pracodawców zadeklarowało, iż wyraża zgodę na korzystanie przez pracowników z pojazdów służbowych w celach prywatnych. Często wyznaczane są przy tym pewne zasady - np. pracownik używający służbowego auta do celów prywatnych nie może korzystać z karty paliwowej albo przekroczyć wyznaczonego limitu kilometrów. Prawie 80 proc. pracodawców udostępniających służbowe auta poza godzinami pracy zastrzegło, iż również wtedy monitoruje, w jaki sposób pracownik korzysta z pojazdu. Normą jest więc zasada "ograniczonego zaufania".

Wszystkich respondentów poproszono, aby ocenili wagę informacji, które otrzymują dzięki systemowi monitoringu. Przyjęto skalę 0-5, przy czym 0 oznaczało informację całkiem nieważną, 5 zaś - bardzo istotną.

Okazało się, iż zdecydowanie najważniejsza dla pracodawców jest informacja o aktualnej lokalizacji danego pojazdu. Za bardzo ważną lub ważną uznało ją aż 96 proc. respondentów; szczególnie podkreślana była wówczas, gdy pracownicy przewozili cenne towary.

Co ciekawe, zaledwie 38 proc. respondentów przywiązuje dużą wagę do informacji o przekroczeniu przez pracowników wyznaczonego limitu prędkości; aż 40 proc. uważa taką informację za mało ważną lub wręcz całkiem nieistotną.

Monitoring jak najbardziej służy kontroli pracowników. Badanie wykazuje jednak, iż poprzez kontrolę pracodawcy niekoniecznie rozumieją stałą inwigilację podwładnych. Aż jedna trzecia nie interesuje się, czy samochód wykorzystywany jest do celów prywatnych.

Dla pracodawcy ważne jest, czy podwładny wywiązuje się z powierzonych obowiązków - przede wszystkim, czy odwiedza wyznaczone miejsca w odpowiednim czasie. Możliwość sprawdzenia aktualnej lokalizacji pojazdu pozwala interweniować w przypadku pojawienia się wątpliwości i wykazać nierzetelność podwładnego. To zaś, czy w przerwie między kolejnymi zadaniami pracownik wykorzystuje samochód w swoich prywatnych celach, wcale nie jest tak istotne. Uczciwi pracownicy, rzetelnie wywiązujący się z obowiązków, nie mają więc powodów do lęku przed "wielkim bratem".

O pewnym zaufaniu do pracowników świadczy także fakt, iż większość pracodawców nie sprawdza, czy służbowe samochody wykorzystywane są zgodnie z zasadami ruchu drogowego lub też przymyka oko na zauważone przekroczenia prędkości.