Wynajem auta w firmie a pełne odliczenie VAT

Pełny VAT można odliczyć, jeśli samochody są wykorzystywane w firmie wyłącznie do celów służbowych. Jednak, jak można się łatwo domyślić, pracownicy mobilni mogą również wykorzystać pojazd firmowy do celów prywatnych, co spowodowałoby sytuację, w której pracodawca już nie będzie mógł skorzystać z pełnego VAT. Na szczęście w art. 86a ust. 4 pkt 1 i 2 znajdują się zapisy, które jasno pokazują, w jakich sytuacjach możemy mówić, że samochodów jest używany tylko w celach biznesowych.

Wykorzystanie samochodu wyłączenie do działalności gospodarczej ma miejsce wtedy, gdy firma posiada spisany regulamin i zasady korzystania z samochodów służbowych, w których jest adnotacja, że można ich używać wyłącznie do celów pracowniczych. Wykluczenie możliwości używania samochodu do celów prywatnych jest tutaj bardzo istotne. Pracownik powinien być o tym poinformowany i podpisać stosowne dokumenty. Kolejny wymóg to prowadzenie przez firmę ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Nie ma możliwości pełnego odliczenia podatku VAT, jeśli firma nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu.

Przedsiębiorca wykorzystujący samochód do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, zasadniczo ma możliwość odliczenia 50% VAT z każdej faktury dokumentującej najem samochodu. Jeśli jednak pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej i jeśli przedsiębiorca spełni określone przesłanki, to będzie mógł odliczyć 100% VAT naliczonego od najmu pojazdu.

Jakie przesłanki należy spełnić, aby mieć możliwość pełnego odliczenia? Przede wszystkim sposób korzystania z pojazdu musi wykluczyć używanie go do celów innych niż związanie z prowadzeniem działalności gospodarczej. W tym celu należy dodatkowo złożyć do Urzędu Skarbowego zgłoszenie VAT-26, które dokumentuje, że podatnik korzysta z samochodu wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Drugim przypadkiem uprawniającym do pełnego odliczenia jest sytuacja, w której konstrukcja pojazdu wyklucza używanie go do celów niezwiązanych z działalnością.

Bardzo ważną informacją dla przedsiębiorców chcących odliczyć pełny VAT jest to, że nowelizacja ustawy spowodowała, iż weryfikowanie przesłanek, które zostały wyżej wymienione, będzie traktowane priorytetowo. A dodatkowo urzędnicy będą domniemywać, że wykorzystanie samochodu osobowego dotyczy po części celów związanych z działalnością gospodarczą i po części do celów prywatnych. W związku z tym to w obowiązku podatnika jest udowodnić, że samochód wykorzystuje się tylko do celów biznesowych.

Taka nowelizacja doprowadziła do sytuacji, w której większość przedsiębiorców wypożyczających samochód z wypożyczalni pojazdów decyduje się na odliczenie 50% VAT. Są jednak też takie osoby, które chcą odliczyć pełen VAT znajdujący się na fakturze za najem auta. Wtedy decydują się na zgłoszenie tego faktu do urzędu i prowadzą szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Należy jednak pamiętać, że wykonanie nierzetelnej ewidencji wiąże się z odpowiedzialnością karną.

Ważną informacją dla przedsiębiorców jest także to, że jeśli planują odliczyć 50% VAT za wynajem samochodu to już nie będą mogli dodatkowo odliczyć VAT od paliwa nabywanego do tego samochodu. Dobrze jest też pamiętać, że VAT niepodlegający odliczeniu może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z przepisami ustaw o podatkach dochodowych.

Poza możliwością odliczenia VAT istnieje też kilka innych powodów, dla których coraz więcej firm decyduje się wypożyczać samochody do celów firmowych zamiast kupować je na własność.

Jak mówi Adrian Machowski z wypożyczalni samochodów carfree.pl - To przede wszystkim możliwość korzystania z nowoczesnych aut przez wiele lat, ponieważ w dobrych wypożyczalniach znajdują się samochody zazwyczaj nie starsze niż kilkuletnie. To także brak problemów z utrzymaniem serwisowym pojazdu, brak konieczności pamiętania o przeglądach i naprawach, ponieważ jest to obowiązek wypożyczalni. Przedsiębiorca decydujący się na samochód z wypożyczalni nie musi również pamiętać o ubezpieczeniu pojazdu. Dobre firmy udostępniają auta z pełnym ubezpieczeniem, również od kradzieży i z pakietem Assistance - dodaje.

Wypożyczając samochodów z wypożyczalni w ogólnym rozrachunku ponosimy o wiele mniejsze koszty niż kupując taki sam pojazd na własność. A jak wiadomo, większość przedsiębiorców potrzebuje nowoczesnego i reprezentatywnego auta, ponieważ to, jakim samochodem się poruszają znacząco wpływa na wizerunek ich firmy.

Każda wypożyczalnia działa wedle własnych zasad, ale są pewne elementy, które można wyróżnić i na które każdy klient powinien zwrócić uwagę zanim zdecyduje się skorzystać z usług danej firmy. Dzięki temu będzie mógł bardzo łatwo określić, czy oferta tej konkretnej wypożyczalni w ogólnym rozrachunku będzie nadal atrakcyjna cenowo.

Jednym z podstawowych tego typu elementów są dodatkowe koszty. Poza opłatą za wypożyczenie samochodu firma może doliczyć dopłatę za podstawienie pojazdu na lotnisko, czy pobrać kaucję zabezpieczającą, nawet jeśli nie decydujemy się na pojazd z segmentu Premium. Dobrze jest jednak wiedzieć, że w Polsce działają wypożyczalnie, które nie pobierają tego typu opłat, a ich sposób działania jest w pełni prokliencki.

Wypożyczalnie samochodów mogą również doliczyć dopłaty za przygotowanie pojazdu do wypożyczenia (np. pod względem wyczyszczenia) lub za pełniejsze ubezpieczenie auta. Niektóre z nich mają też specyficzną politykę paliwową, bo na przykład udostępniają samochody z pełnym bakiem, doliczając odpowiednią kwotę za paliwo do rachunku. Niestety zazwyczaj jest ona wyższa niż ta, którą ponieślibyśmy tankując samochód na samodzielnie wybranej stacji.

Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na skorzystanie z usług wypożyczalni samochodów, gdy nagle mają większe zapotrzebowanie na flotę pojazdów lub ich firmowy samochód nie nadaje się w tym momencie do użytku. Wtedy też zaczynają zastanawiać się, jak w praktyce przebiega taki wynajem pojazdu.

Na szczęście jest to bardzo proste. Samochód można wypożyczyć przez stronę internetową wypożyczalni lub poprzez kontakt z telefonicznym biurem obsługi klienta. Następnie przedsiębiorca otrzymuje telefon od pracownika wypożyczalni, gdzie podczas rozmowy potwierdza miejsce i godzinę podstawienia auta. Pracownik podjeżdża do klienta wybranym samochodem, mając przy sobie umowę i protokół odbioru auta. Cała procedura przekazania samochodu trwa zaledwie kilka minut. Osoba odbierająca pojazd musi mieć przy sobie dokument tożsamości oraz prawo jazdy, które daje mu uprawnienia do prowadzenia samochodu. Należy też pamiętać, że jeśli docelowo również inne osoby z firmy klienta będą prowadziły ten pojazd, to należy to zgłosić pracownikowi wypożyczalni. Być może będzie konieczność wpisania tych osób w umowę najmu. Dzięki temu nie będzie żadnych problemów np. w przypadku stłuczki, związanych z ubezpieczeniem pojazdu.